In Conceptos

El Decreto Ley 19 de 2012 “el cual dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, en su artículo 121 se establece el trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad/paternidad, en los siguientes términos:

El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento. Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia. 

Como puede observarse, este artículo 121, no hace mención expresa si la obligación en cabeza del empleador de dar trámite al reconocimiento de las incapacidades o licencias se circunscribe exclusivamente a aquellas emitidas por un médico de la misma red de la EPS donde el trabajador se encuentra afiliado. Por el contrario, no hace distinción alguna acerca del galeno que emite la incapacidad, y consigna que en ningún caso este trámite puede ser trasladado por el afiliado.

Por lo anterior, debe el empleador darle trámite a estos reconocimientos independientemente de que la incapacidad provenga o no de galenos de la red de la EPS donde se encuentra afiliado el trabajador.

El Ministerio de Salud y Protección Social, en diversas oportunidades se ha manifestado al respecto en los siguientes términos.

La responsabilidad del empleador no se limita exclusivamente al cobro o reconocimiento económico de la incapacidad, sino que debe asumir el trámite que la misma implica, incluyendo el deber de gestionar ante la EPS el reconocimiento de la incapacidad o licencia e incluso la transcripción cuando haya lugar a ello. Es así como ante una incapacidad que concede un médico particular, es decir ajeno a la red de prestadores de la EPS, le corresponde al empleador tramitar la transcripción de la incapacidad, caso en el cual, se requerirá que una vez comunicado por el trabajador su incapacidad o licencia, éste la allegue ante su empleador para que proceda a solicitar la transcripción. (…) (Concepto 173237 de 2012)

De otro lado, el concepto jurídico 201611601906441 de 2016, confirma la obligación del empleador de tramitar el reconocimiento de incapacidades y licencias del trabajador tanto para aquellas emitidas por profesionales de la salud adscritos a la EPS como de aquellos particulares, al respecto consagra lo siguiente:

El numeral 3.2 del artículo 3 del Decreto 2353 de 2015, compilado en el artículo 2.1.1.3 del Decreto Único Reglamentario 780 de 2016 del Sector Salud y Protección Social, consagra en favor de los afiliados al régimen contributivo, el derecho a acceder tanto a los servicios de salud del plan de beneficios del mencionado sistema, como a obtener las prestaciones económicas. Ahora bien, de conformidad con la normativa anterior, debe señalarse que la regla general en el SGSSS-, es que la incapacidad sea reconocida por la EPS una vez ésta es expedida por el profesional adscrito o perteneciente a la misma. En este caso, si la incapacidad es concedida por una institución o profesional de la salud ajeno a la Entidad Promotora de Salud, ésta deberá ser transcrita. En tal sentido, debe indicarse que no existe una norma que regule de forma expresa lo que constituye la transcripción de incapacidades, no obstante, siempre se ha entendido por ésta, como aquel trámite en virtud del cual la EPS traslada al formato oficial de la entidad el certificado expedido por el odontólogo o médico en ejercicio legal de su profesión, pero no autorizado por la Entidad Promotora de Salud para hacerlo.

Frente al tema de las transcripciones de incapacidades es pertinente hacer la siguiente observación: “dentro de la normativa reglamentaria del SGSSS, no existe ninguna disposición que regule el tema de transcripción de incapacidades, lo que trae como consecuencia que ésta se realice bajo los parámetros establecidos por las EPS, según los términos, condiciones, oportunidades y mecanismos que determinen su aceptación.” (Concepto 201611602019541 del 26-10-2016. Ministerio de Salud). En este evento, si la EPS decide transcribir la incapacidad emitida por una institución ajena a su red de prestadores de servicios, esta deberá reconocer la prestación económica derivada de la misma, en la medida en que se haya cotizado en los términos previstos en el artículo 81 del Decreto 2353 de 2015 compilado en el artículo 2.1.13.4. Decreto Único Reglamentario 780 de 2016. Ante la ausencia normativa en lo relativo a las transcripciones, y presentada la hipótesis fáctica donde la EPS niegue la transcripción, es importante traer a colación un aparte del Concepto No 201411200152351 del 8 de febrero de 2014, emitido por el Ministerio de Salud, donde frente al tema en comento se manifestó:

Si la EPS niega el reconocimiento de una licencia o incapacidad argumentando que no le corresponde transcribirla, aun cuando se da dado cumplimiento a la normatividad legal para dicho reconocimiento (Decreto 780 de 2016), esa situación debe ser puesta en conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud, entidad que según lo previsto en el Decreto 2462 de 2013 hará las investigaciones y aplicará las sanciones a que hubiere lugar. En este orden de ideas, y según lo expuesto anteriormente, es obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia, una vez cumplido lo anterior, se radica en cabeza del empleador la obligación de proceder con el trámite de la misma ante la EPS, independientemente de si ésta es expedida por un galeno de la red de la misma EPS, o no, sin perder de vista las vicisitudes expuesta referentes a las transcripciones de incapacidades ante la EPS.

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